REKRUTMEN DALAM PRAKTEK

Proses rekrutmen adalah proses yang bertujuan untuk menarik individu individu tertentu dari masyarakat , agar tertarik dan mau bergabung dengan perusahaan kita.
Proses rekrutmen dimulai dengan kegiatan pencarian calon calon pelamar dengan memanfaatkan berbagai macam media yang dianggap sesuai, agar mendapatkan sebanyak mungkin pelamar yang memenuhi kriteria yang ditetapkan.

Acuan dari rekrutmen adalah Perencanaan SDM. Biasanya perencanaan SDM ini harus sudah disetujui oleh pejabat setingkat Direksi. Dalam praktek sering proses rekrutmen menjadi gagal di tengah jalan karena ternyata belum disetujui oleh Direksi atau Direksi mengubah isi dari perencanaan SDM.

Perencanaan SDM ini selayaknya mencakup :
Jumlah SDM , Posisi posisi yang dibutuhkan, Kualifikasi dan tuntutan kompetensi yang dipersyaratkan,
serta Waktu atau Kapan posisi tersebut harus terisi.

Perencanaan SDM ini akan lebih mudah ditulis dalam suatu tabel Gan Chart, sehingga bisa mencakup semua informasi dan keterangan tentang jadwal waktu proses rekrutmen.
Untuk menghindari ada perubahan ditengah jalan, maka form Perencanaan SDM harus benar benar disetujui oleh semua pejabat / Manager dan Direksi yang berwenang. Apabila salah satu pihak akan melakukan perubahan, maka perubahan tersebuy harus disetujui terlebih dahulu oleh pejabat tertinggi yang bertanggung jawab.

Pemilihan Media
Pemilihan media merupakan hal yang sangat penting dan menentukan keberhasilan suatu proses pencarian dan penjaringan SDM. Pengalaman penulis membuktikan bahwa kekurang tepatan memilih media akan menyebabkan kegagalan pencarian dan penjaringan calon pelamar dan ujung ujungnya merupakan pemborosan biaya. Misalnya untuk mencari karyawan level staff dengan pendidikan SLTA atau SMK tidak perlu memasang iklan di Koran nasional seperti Kompas. Cukup di Koran lokal , pemasangan iklan berupa poster di beberapa tempat kunjungan kaum muda, iklan melalui radio yang banyak didengar kaum muda, atau mengirim surat untuk meminta bantuan pihak sekolah asal dari calon calon yang kita bidik. Yang tidak bisa dielakkan bahwa pada jaman kini penggunaan media internet merupakan cara yang cukup ampuh, terutama untuk menjaring calon pelamar usia muda. Beberapa situs pencari tenaga kerja seperti Jobsdb.com, karier.com berdasarkan pengalaman cukup effektif untuk menjaring calon pelamar usia muda atau untuk posisi posisi menengah kebawah.

Tetapi untuk menjaring kalangan muda di daerah kabupaten di beberapa pulau di Indonesia yang belum memiliki banyak akses internet dan masih langkanya warnet, menggunakan sarana internet kurang effektif.

Mengikuti Job Fair yang diselenggarakan suatu EO, cukup effektif untuk menjaring para fresh graduate atau para pencari kerja dengan pengalaman dibawah 2 tahun. Walaupun ditempat tersebut kita harus bersaing dengan banyak perusahaan lain yang bertujuan sama.

Sedangkan untuk menjaring pelamar level manajerial effektif menggunakan mass media skala Nasional atau bahkan media2 khusus yang memang dibaca oleh karyawan level manajerial, seperti majalah SWA, Tempo atau Gatra , atau Warta ekonomi.

Untuk membidik individu individu tertentu yang mempunyai kualifikasi spesifik maka akan lebih effektif menggunakan jasa konsultan Executive search. Individu individu berkualitas dengan keahlian khusus pada umumnya bukan individu individu yang mencari cari kerja di mass media. Demikian pula untuk menjaring tenaga tenaga expatriate , akan lebih mudah menggunakan konsultan Executive Search yang mempunyai jaringan Internasional.

Cara rekrutmen “ Member get member” juga effektif untuk menjaring dan mencari kandidat untuk posisi posisi manajer keatas, atau posisi posisi spesifik. Cara ini nampak bersifat eksklusif, tetapi pertimbangan positifnya adalah , kandidat yang didapat seolah mendapat garansi kualitas dari karyawan internal yang merekomendasikannya. Cara rekrutmen “Member get member” sudah banyak diterapkan dibeberapa perusahaan besar. Walaupun begitu rekrutmen dengan cara ‘member get member’ tetapi diperlukan proses seleksi untuk meyakini kualitas dari kandidat.

Waktu / Timing
Perlu diperhatikan masalah timing pemilihan waktu dari proses rekrutmen dan pemasangan iklan. Sudah umum berlaku pemasangan iklan lowongan kerja di Koran seperti Kompas, dilakukan pada hari Sabtu. Pengalaman penulis membuktikan pemasangan iklan pada hari diluar hari Sabtu tidak effektif, dan sangat berbeda hasilnya dibanding iklan hari sabtu.

Begitu pula waktu dari proses rekrutmen, harus memperhatikan kapan musim libur sekolah, kapan musim ujian di kampus atau di sekolah, bahkan kejadian kejadian khusus seperti musim hujan dan banjir juga berpengaruh secara lamgsung tidak langsung.

Pengalaman dilapangan juga membuktikan bahwa pelaksanaan rekrutmen dan pemasangan iklan pada musim musim libur , lebih sedikit responnya daripada pada musim kerja.

Desain iklan dan pencantuman persyaratan jabatan dalam iklan
Tidak bisa diabaikan bahwa desain iklan lowongan kerja , merupakan hal yang penting. Dari pemlihan kata kata, bentuk huruf dan layout akan tercermin ‘kelas’ , ‘selera’ dan budaya perusahaan bersangkutan.
Secara tidak langsung individu individu tertentu akan tertarik dengan iklan lowongan kerja yang satu ‘selera’ satu ‘kelas’ dengan dirinya.

Walaupun begitu persyaratan dasar dari iklan adalah :Kejelasan isi, kejelasan huruf dan kata kata. Iklan yang effektif akan membuat pembaca mengetahui posisi apa yang dibutuhkan, persyaratan administrative apa yang diminta, dan persyaratan pemegang jabatan, sehingga isi iklan sekaligus berfungsi sebagai alat seleksi awal. Bagi yang merasa tidak memenuhi akan tidak mengirimkan surat lamaran dengan sendirinya. Pencantuman jumlah gaji atau fasilitas yang akan didapat , cukup disarankan sebaga unsur penarik dan sekaligus penyeleksi bagi calon pelamar yang mempunyai harapan diatas kemampuan perusahaan. Ini sering dipergunakan untuk iklan jabatan jabatan yang berada di lokasi yang jauh atau pekerjaan yang beresiko.

Iklan yang tidak effektif adalah iklan yang terlalu ‘terbuka’ dan tidak spesifik sehingga membuat semua orang merasa memenuhi persyaratan jabatan yang diminta , atau sebaliknya terlalu detail sehingga semua orang merasa tidak memenuhi persyaratan.

Hal hal lain yang bersifat tidak terukur sebaiknya tidak perlu dicantumkan. Misalnya kata kata bahwa pelamar adalah seorang yang harus Jujur dan bersemangat tinggi. Pencantuman kata kata ini tidak ada gunanya , karena semua pelamar akan ‘merasa’ dan ‘mengaku’ jujur dan bersemangat tinggi dan hal itu akan dibuktikan dari proses seleksi.

Sebaliknya pencatuman persyaratan administrative seperti usia minimal –maksimal, tingkat pendidikan minimal, jurusan , jenis dan lama pengalaman kerja, kepemilikan sertifikat keahlian, dan hal hal hal lain yang bersifat nyata, terukur , disadari dan dimiliki oleh pelamar, akan bersifat effektif. Karena bisa menjadi filter/ penyaring awal untuk menghindari calon calon pelamar yang kualifikasinya tidak sesuai. Walaupun dalam kenyataan dilapangan, masih cukup banyak pelamar yang asal mengirim surat lamaran walaupun tahu bahwa kualifikasinya tidak sesuai.

Informasi yang terlalu umum dan persyaratan iklan yang terlalu longgar, disatu pihak akan memberi kesempatan pihak perusahaan untuk memilih pelamar yang sesuai, tetapi sebaliknya akan sangat tidak effesien karena menghasilkan tumpukan surat lamaran baik secara fisik atau tumpukan di database email. Sehingga menyebabkan pekerjaan yang menguras waktu dan energi saat tahap seleksi. Demikian pula sebaliknya, pencantuman persyaratan pemegang jabatan yang terlalu rinci dan detail, dalam praktek menyebabkan sedikitnya jumlah pelamar.

Yang tidak kalah penting adalah pengecekan akhir dari ketepatan dan kelengkapan isi iklan, sebelum iklan di cetak oleh pihak mass media sangat perlu dilakukan. Dalam praktek dilapangan kadang terjadi kesalahan kata atau kekurangan kata, yang tidak sesuai dengan konsep awal.

Aspek situasi sosial dan kebijakan pemerintah.
Bila anda harus melakukan rekrutmen di beberapa daerah tingkat Propinsi atau Kabupaten, saat ini juga perlu memperhatikan kebijakan Pemerintah Daerah setempat.

Biasanya ada ketentuan yang mengatur tentang rasio antara tenaga kerja lokal / putera daerah dengan tenaga kerja pendatang. Untuk menghindari permasalahan, maka kebijakan pemerintah daerah setempat sudah perlu menjadi bahan pertimbangan sejak perencanaan rekrutmen. Pemilihan media harus ‘fair’ dapat diakses oleh potensi pelamar dari putera daerah.

Ukuran keberhasilan Rekrutmen
Ukuran keberhasilan proses rekrutmen adalah , mampu menarik dan menjaring pelamar yang relevan sebanyak banyaknya, dengan penggunaan biaya yang effesien, serta memenuhi batas waktu yang ditetapkan. Proses rekrutmen yang berhasil, akan memudahkan proses seleksi ditahap berikutnya.

Beberapa Tips keberhasilan rekrutmen
a. Kejelasan dan kepastian spesifikasi pemegang jabatan yang dituntut perusahaan
b. Pemilihan media dan waktu yang tepat sesuai spesifikasi calon yang ingin di target kan.
c. Pencantuman informasi dan kata kata yang tepat dan jelas dalam iklan
d. Perencanaan dan penyusunan jadwal yang rinci sebagai acuan dalam pelaksanaan

Gambar:http://mahathicollegeofpharmacy.com/